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As estratégias que CEOs de alta performance utilizam para gerenciar o tempo

CEOs gestão de tempo

Este conteúdo é uma tradução e adaptação do texto publicado por Tanya Prive

Mais do que qualquer outra pessoa na organização, CEOs enfrentam uma aguda escassez de um recurso: tempo. Nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que um CEO é responsável. Apesar disso, eles permanecem responsáveis ​​por todo o trabalho de suas organizações.

Enquanto é comum queixas de dificuldades em conciliar compromissos profissionais, familiares e sociais, para os líderes empresariais, o gerenciamento de tempo é especialmente problemático, dada a magnitude de suas responsabilidades e as horas limitadas do dia. Não apenas o tempo perdido nunca mais é encontrado, mas a falta de gerenciamento do tempo prejudica estrategicamente o bem-estar, a eficácia e o desempenho organizacional do executivo.

A Harvard Business School acompanhou, ininterruptamente, 27 CEOs de empresas de capital aberto de alta performance, com average annual revenue de US$ 13.1 bilhão durante o período de estudo. Com a ajuda de seus assistentes executivos, mais de 60 mil horas foram monitoradas ao longo de um período de três meses. Em parte, o objetivo do estudo foi analisar os dados brutos da alocação de tempo real e fornecer recomendações sobre como aumentar a eficiência do tempo.

Indiscutivelmente, o passo mais importante para se tornar um líder eficaz é por meio do gerenciamento adequado do calendário. Aqui estão seis descobertas no estudo para ajudar a aumentar sua eficiência.

1. Programe o tempo de inatividade e atividades regulares

Determine um tempo de inatividade ao longo de cada dia. Nós não somos super-humanos. Uma pausa de 10 minutos aqui e ali não vai arruinar o seu negócio. Essas lacunas curtas permitem que você recupere o fôlego, analise o que vem a seguir e se concentre antes de avançar. Warren Buffet agendou o horário todos os dias apenas para ler. Sua família pode apreciar uma mensagem de tempos em tempos também.

Além disso, agende todas as atividades regulares que você gostaria para receber correspondência, passear com o cachorro, ir à academia ou pegar as crianças. Essas tarefas recorrentes consomem parte de sua rotina diária e assumir a responsabilidade ​​por elas ajudará você a alocar estrategicamente o tempo restante no seu dia.

2. Inclua espaços para imprevistos entre as reuniões

Lembre-se de adicionar tempo entre os compromissos para responder por atrasos. Poucas reuniões começam e terminam no horário. Às vezes, uma discussão extensa é necessária e útil no momento. Planeje essas situações para que você não esteja constantemente atrasado para o compromisso a seguir na sua agenda.

3. Domine a arte da delegação

Saia das ervas daninhas. Os CEOs que não são cuidadosos podem perder tempo respondendo a perguntas de dentro e de fora de suas organizações. É uma parte inevitável de estar em uma posição onde as decisões são necessárias, mas não é o único papel que um CEO tem. Planejar e criar uma visão para a sua organização é mais importante do que supervisionar as decisões do dia a dia.

Você pode resolver esse problema de duas maneiras: capacite sua equipe de liderança para lidar com as operações do dia a dia e agende regularmente o planejamento ininterrupto em seu calendário. Quando você não tem tempo para planejar, sua organização provavelmente operará com metas de curto prazo, o que deixa sua empresa aberta a rupturas.

4. Prepare-se para amanhã no dia anterior

Prepare-se para o dia seguinte no final de cada dia. Você dormirá melhor se já tiver gravado seus pensamentos e sua agenda em vez de permitir que tudo aconteça em sua mente até a manhã seguinte. Então agende isso como uma ocorrência regular a cada dia.

5. Inclua tempo para desenvolver você e sua equipe

Agora que você tem o seu calendário sob controle, você deve investir no desenvolvimento da liderança. Comece identificando as áreas em que você e sua equipe podem melhorar. Talvez a delegação tenha sido difícil porque você não confia no julgamento do seu time? Ou você percebe quando você se senta para planejar que você não sabe por onde começar?

Talvez a contratação de um consultor valha a pena, porque o desempenho de você e de sua equipe poderia melhorar. Você aprenderá a reconhecer novas oportunidades e a fazer planos para alcançá-las quando estiver aberto a conselhos.

6. Use e-mail com cautela

Ao estar em uma posição de liderança, as pessoas sentem que precisam estar disponíveis durante noites, fins de semana, da cama, do chuveiro, etc. Como você gerencia isso deve estar alinhado com a cultura de sua empresa, mas a melhor política para perguntas internas que chegam por e-mail é abordá-los cara a cara ou por telefone, quando possível. Você obterá resultados muito melhores do que escrever uma resposta imprecisa e apressada.

Então, como os CEOs podem reservar tempo para se encontrar com pessoas que os acionam por e-mail? É recomendável percorrer as instalações da própria companhia com a maior frequência possível. Estas são visitas amigáveis ​​apenas para que todos saibam que as linhas de comunicação estão abertas, oferecendo a você a chance de conhecer todos em um nível pessoal.

Além de aprimorar a gestão de tempo e a comunicação com a própria equipes, CEOs devem sempre manter atenção especial à cultura organizacional. Para que ela seja, de fato, algo relevante e transformador em uma empresa, é preciso que transmita os ideais da organização e seja vivenciada na prática pelos líderes e liderados.

Aproveite para conhecer alguns conselhos sobre cultura organizacional.

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